Die Zwecke der Datenverarbeitung können sich aus technischen, vertraglichen oder gesetzlichen Erfordernissen sowie ggf. aus einer Einwilligung ergeben.
Wir verwenden die in Ziffer 2 genannten Daten zu folgenden Zwecken:
- zur Bereitstellung der Webseite und Gewährleistung der technischen Sicherheit, insbesondere zur Behebung technischer Fehler und um sicherzustellen, dass Unbefugte keinen Zugriff auf die Systeme der Webseite erlangen;
- zur Übermittlung von Informationen;
- zum Versand von Newslettern via E-Mail;
- zur Durchführung von Gewinnspielen;
- zur Registrierung und Erstellung eines Nutzerkontos;
- zur Reichweitenmessungen und Webanalysen, um die Webseite für Sie effizienter und interessanter zu gestalten sowie Marktforschung zu betreiben.
Weitere Informationen zu diesen Zwecken der Datenverarbeitung finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten dieser Datenschutzhinweise.
4.1 Technische Bereitstellung der Webseite
4.1.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Für die Funktionsfähigkeit der Webseite, die Durchführung von Sicherheitsanalysen und die Abwehr von Angriffen werden die Server-Log-Files als Bestandteil der anfallenden Zugriffsdaten nach Ziffer 2 vom Computersystem des aufrufenden Rechners beim Betreten und während der Nutzung der Webseite automatisch erfasst und kurzfristig gespeichert. Eine Speicherung der Server-Log-Files zusammen mit anderen Daten findet nicht statt. Die Firma verwendet die Server-Log-Files für statistische Auswertungen, um technische Störfälle zu analysieren und zu beheben, Angriffs- und Betrugsversuche abzuwehren sowie die Funktionsfähigkeit der Webseite zu optimieren.
4.1.2 Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Erfassung der Server-Log-Files ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In der Funktionalität der Webseite, der Durchführung von Sicherheitsanalysen und der Abwehr von Gefahren liegen die berechtigten Interessen der Firma.
4.1.3 Dauer der Speicherung oder Kriterien für die Festlegung dieser Dauer
Nach Aufruf der Webseiten werden die Server-Log-Files auf dem Webserver gespeichert, und die darin enthaltende IP-Adresse wird spätestens nach sieben Tagen gelöscht. Eine Auswertung während dieser Speicherdauer erfolgt ausschließlich im Fall eines Angriffs.
4.1.4 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie haben das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen von Server-Logfiles einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, wenden Sie sich bitte an die unter Ziffer 1 angegebenen Kontaktadresse.
4.2 E-Mail- und Telefonkontakt
4.2.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Auf der Webseite besteht die Möglichkeit, die Firma über eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer zu kontaktieren. Nehmen Sie diese Möglichkeit war, so werden die eingegebenen Daten, Ihre E-Mail-Adresse und/oder Ihre Telefonnummer sowie Ihr Anliegen an die Firma übermittelt. Abhängig von dem Anliegen (z. B. Fragen zu dieser Webseite und ihren Inhalten, Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte wie etwa Auskunft) werden Ihre Kontaktdaten weiterführend (mit Hilfe von Dienstleistern) verarbeitet. Soweit für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich, können Ihre Kontaktdaten an Dritte (z. B. Partnerunternehmen) weitergeleitet werden.
4.2.2 Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In der Übermittlung von Informationen, der Kommunikation mit Ihnen und in der Bearbeitung Ihres Anliegens liegen die berechtigten Interessen.
4.2.3 Dauer der Speicherung oder Kriterien zur Festlegung dieser Dauer
Nach der Bearbeitung Ihres Anliegens und der Beendigung weiterführender Kommunikation werden Ihre Daten grundsätzlich gelöscht, sofern dem keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Diese können sich etwa aus der Ausübung von Betroffenenrechten ergeben.
4.2.4 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeiten
Sie haben das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, wenden Sie sich bitte an die unter Ziffer 1 angegebenen Kontaktadresse. Sofern Sie widersprechen, kann die Kommunikation nicht fortgeführt werden. Anderes gilt, wenn die Speicherung Ihrer Kontaktdaten für die Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte erforderlich ist.
4.3 Versand von Newslettern
4.3.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Auf der Webseite besteht die Möglichkeit, kostenfrei via E-Mail oder SMS Newsletter und Mitteilungen der Firma zu abonnieren. Zu diesem Zweck werden Ihre Daten entweder von Ihrer Personalabteilung an die Firma weitergegeben oder aus der Anmeldemaske der Webseite an die Firma übermittelt und (mit Hilfe von Dienstleistern) für den Versand der Mitteilungen und Newsletter weiterführend verarbeitet. Die Aktualisierung der Nutzerdaten erfolgt unter anderem täglich aus dem Personalabrechnungs- und -verwaltungssystem SAP, zudem werden unregelmäßig manuell Nutzerdaten für einzelne Firmen importiert. Die Nutzer können sich auch eigenständig über die Webseite anmelden. Bei Anmeldung wird von Ihnen eine Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzhinweise verwiesen. Eine Weitergabe Ihrer Daten durch uns an konzernfremde Unternehmen erfolgt nicht. Pflichtdatum für den Erhalt der Mitteilungen und Newsletter ist Ihre E-Mail-Adresse beziehungsweise Ihre Mobilfunknummer. Auch ist die Verarbeitung Ihrer Zugangsdaten erforderlich, um die Abgabe Ihrer Einwilligung nachweisen zu können. Weitere Daten können freiwillig angegeben werden, um Sie persönlich ansprechen zu können.
4.3.2 Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung im Rahmen des Versands eines Newsletters ist für die Übermittlung von Informationen und die Kommunikation an Sie erforderlich. Die Rechtsgrundlage für die Übermittlung Ihrer Daten durch Ihre Personalabteilung an uns bei Unternehmenseintritt ist Art. 6 Abs. 1 lit. f – berechtigte Interessen – DSGVO. Dabei liegt das berechtigte Interesse darin, dass Sie über Neuigkeiten Ihres Unternehmens stets aus erster und geprüfter Hand erfahren. Sofern Sie sich selbst zum Newsletter anmelden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a – Einwilligung – DSGVO die Rechtsgrundlage.
4.3.3 Dauer der Speicherung oder Kriterien zur Festlegung dieser Dauer
Die Daten werden während des Abonnements der Mitteilungen und Newsletter gespeichert. Nach deren Abbestellung werden die Daten ausschließlich gespeichert, um nachzuweisen, dass die Firma für den Versand der Mitteilungen und Newsletter Ihre Einwilligung eingeholt hat. Gleiches gilt, sofern Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben.
4.3.4 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeiten
Sie haben gegen die Verwendung Ihrer Daten durch uns zum Zwecke des Newsletter-Versands folgende Möglichkeiten: Der Übermittlung durch Ihre Personalabteilung sowie der Verwendung der Daten daraufhin können Sie widersprechen. Daraufhin werden Ihre Daten nicht länger dafür verwendet und der Newsletter nicht zugestellt. Sofern Sie Ihre Einwilligung in den Erhalt von Mitteilungen und Newslettern erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie der Firma Ihren Widerruf über die E-Mail Adresse benet@bertelsmann.de mit dem Betreff „Widerruf Newsletter“ mitteilen.
4.4 Gewinnspiele
4.4.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung:
Über die Webseite können Sie an Gewinnspielen der Firma teilnehmen. Ihre Teilnehmerdaten werden für die Gewinnerziehung als Bestandteil der Teilnahmebedingungen erfasst und gespeichert. Auch ist die Verarbeitung Ihrer Zugangsdaten erforderlich, um die Bestätigung der Teilnahmebedingung nachweisen zu können. Die Teilnahme ist freiwillig. Dabei wird auf diese Datenschutzhinweise verwiesen. Sofern Sie gewinnen, werden Ihre Teilnehmerdaten bestehend aus „M. Mustermann aus Musterstadt“ auf der Webseite veröffentlicht und für den Gewinnversand verwendet. Zudem informiert Sie die Firma über den Gewinn und sendet Ihnen (mit Hilfe von Dienstleistern) Ihren Gewinn zu. Im Rahmen der Gewinnausschüttung können Ihre Daten auch an Dritte (den Preisstifter) weitergegeben werden.
4.4.2 Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung:
Die Verarbeitung der Teilnehmerdaten ist für die Teilnahme am Gewinnspiel erforderlich. Die Rechtsgrundlage ist die Erfüllung eines Vertrages nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
4.4.3 Dauer der Speicherung oder Kriterien zur Festlegung dieser Dauer:
Nach Gewinnerziehung werden die Teilnehmerdaten spätestens nach sechs Monaten gelöscht, soweit die Aufbewahrung nicht gesetzlich verpflichtend ist..
4.4.4 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeiten:
Die Verarbeitung der Teilnehmerdaten ist für die Teilnahme am Gewinnspiel erforderlich. Es besteht folglich für Sie keine Widerspruchsmöglichkeit.
4.5. Datenverwendung im Rahmen der Berichterstattung im BENET
4.5.1. Beschreibung der Datenverarbeitung
Das BENET dient der konzernweiten Kommunikation sowie der Information von Mitarbeitern und interessierten Externen. Zu diesem Zweck werden täglich neue Beiträge zu relevanten Themen, Personen und Produkten aus dem Konzernumfeld erstellt und im BENET veröffentlicht. Zusätzlich werden diese Beiträge in Überschriften und Kurzdarstellungen in einem täglichen Newsletter an Mitarbeiter und zum Newsletter angemeldete Externe versendet. Sofern die Daten im BENET in Form eines Video-Beitrags verarbeitet werden, wird das Video und der Teaser des Beitrags neben dem Newsletter auch in der BENET Clips App veröffentlicht. Die mit dieser Berichterstattung verbundene Datenverarbeitung variiert dabei aufgrund des Berichtsinhaltes; regelmäßig werden in Beiträgen Vor- und Nachname, ein Bild oder ein Video und thematisch passende weitere personenbezogene Informationen (etwa (Mit-)Arbeit an einem bestimmten Projekt, Teilnahme an einer Tagung, Übernahme von Verantwortlichkeiten, Vita-Informationen, etc.) verarbeitet und veröffentlicht. Gegebenenfalls werden weitere auf die Person des Beitrags bezogene Informationen verarbeitet. Der betroffenen Person werden diese vor Veröffentlichung bekanntgegeben.
4.5.2. Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung im Rahmen der BENET-Berichterstattung erfolgt aufgrund des berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; dabei besteht das berechtigte Interesse unsererseits darin, eine Identifizierung mit dem Konzern bei den Lesern, eine Corporate Identity in der globalen Gemeinschaft und ein attraktives und kollegiales Umfeld zu schaffen. Das Betroffeneninteresse überwiegt dieses berechtigte Interesse regelmäßig solange nicht, bis ein Widerspruchsrecht ausgeübt wird.
4.5.3. Dauer der Speicherung oder Kriterien zur Bestimmung
Die Daten, die im Rahmen der Berichterstattung verarbeitet werden, sind im BENET grundsätzlich für die Dauer von drei Jahren nach Veröffentlichung abrufbar. Danach werden die Beiträge aus dem zugänglichen Teil des BENET entfernt und sind nur noch für Mitarbeiter der Öffentlichkeitsarbeit (ZÖ) im Archiv einsehbar. Dort werden die Daten so lange gespeichert, wie das berechtigte Interesse an einer Abrufbarkeit valide ist.
4.5.4. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Grundsätzlich stehen Ihnen gegen die Verwendung Ihrer Daten zu den unter 4.5.1. genannten Zwecken ein Widerspruchsrecht nach Maßgabe von Art. 21 DSGVO zu. Dieses können Sie formlos gegenüber der unter Ziffer 1 genannten Stelle geltend machen, unter Bezugnahme auf die zukünftig nicht mehr gewünschte Datenverarbeitung. Sofern die Voraussetzungen vorliegen, werden wir Ihre Daten für diese Art der Verarbeitung in der Zukunft gesperrt und ggf. entsprechend Art. 17 DSGVO gelöscht.
4.6. Datenverwendung im Rahmen der BENET Clips-App
4.6.1. Beschreibung der Datenverarbeitung
Die BENET Clips-App verarbeitet personenbezogene Daten nur zu Zwecken der technischen Bereitstellung. Insofern werden die unter Ziffer 2 bezeichneten Daten ggf. auch im Rahmen der BENET Clips-App verarbeitet, insbesondere sind dies Daten wie Mac-Adresse Ihres Endgerätes, Versions- und Systeminformationen, und technische Informationen wie Übertragungsrate, -erfolg und Abrufzeitpunkt. Nach erfolgreichem Herunterladen müssen Sie sich einmalig mit Ihren BENET-Zugangsdaten anmelden. Dabei wird von der App ein gesicherter Zugang zum BENET-Backend hergestellt, wo überprüft wird, dass der Zugang berechtigt ist. Nach erfolgreicher Anmeldung hat die App über einen Cookie auf Ihrem Smartphone einen dauerhaften Zugang zu den BENET Clips hergestellt. Darüber hinaus werden mittels eines Auswertungstools anonymisiert Informationen darüber erhoben, welche Beiträge wann und wie häufig angeklickt werden. Zu diesem Zweck werden mittels technischer Sicherstellung lediglich Zahlenwerte zu statistischen Auswertungen erhoben.
4.6.2. Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung im Rahmen der BENET Clips-App verfolgt zwei Zwecke, beide gestützt auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; die mobile und handliche (technische) Bereitstellung der ebenfalls im BENET verfügbaren Videos (mit Links in den entsprechenden BENET Beitrag) und daneben die Auswertung der Nutzung (Klickzahlen) der Beiträge.
4.6.3. Dauer der Speicherung oder Kriterien zur Bestimmung
Die Daten, die zum Zweck der technischen Bereitstellung verarbeitet werden, werden grundsätzlich nach Ablauf von 14 Tagen gelöscht. Davon wird nur abgewichen, sofern die Daten aufgrund technischer Vorfälle im Sinne von Ziffer 2 weiterführend benötigt werden.
4.6.4. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Grundsätzlich steht Ihnen gegen die Verwendung Ihrer Kontaktdaten zu den unter 4.7.1. genannten Zwecken ein Widerspruchsrecht nach Maßgabe von Art. 21 DSGVO zu. Dieses können Sie formlos gegenüber der unter Ziffer 1 genannten Stelle geltend machen, unter Bezugnahme auf die zukünftig nicht mehr gewünschte Datenverarbeitung. Sofern die Voraussetzungen vorliegen, werden wir Ihre Daten für diese Art der Verarbeitung in der Zukunft gesperrt. Bitte beachten Sie, dass wir die Daten nicht personenbezogen verwenden und damit eine Datenverarbeitung im Falle einer fortgesetzten Nutzung der BENET Clips-App durch Sie nicht ausschließen können.
4.7 Webtracking
Auf der Webseite sind Dienste eingebaut, die die Reichweite der Webseite messen. Dabei werden Ihre Zugangsdaten (siehe Ziffer 2) erfasst und mithilfe von Cookies (siehe Ziffer 3) die Seitenaufrufe gezählt. Die erfassten Informationen werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt. Es erfolgt damit keine Erstellung von personenbezogenen Nutzungsprofilen.
Die Webtracking-Dienste werden in der Regel von Dienstleistern bereitgestellt, die die Daten nur nach Weisungen des Verantwortlichen als sogenannter Auftragsverarbeiter und nicht zu eigenen Zwecken verarbeiten. Dies wird anhand von Verträgen zur Auftragsverarbeitung sichergestellt.
Der Webtracking-Dienstleister der Webseite wird im Folgenden näher beschrieben.
4.7.1 Google Analytics
Diese Webseite setzt zur Analyse der Benutzung der Webseite den Webanalysedienst der Google Inc. („Google Analytics“) ein: Hierzu wird ein Cookie gesetzt. Die durch diesen Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Webseite (einschließlich Ihrer IP-Adresse) werden an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.
Diese Webseite setzt Google Analytics ausschließlich mit der Erweiterung der IP-Anonymisierung ein, sodass IP-Adressen nur verkürzt weiterverarbeitet werden, um eine direkte Personenbeziehbarkeit auszuschließen. Durch die IP-Anonymisierung auf dieser Webseite wird Ihre IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedsstaaten der EU oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den europäischen Wirtschaftsraum gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt.
Google wird diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Webseiten auszuwerten, um Reports über die Webseitenaktivitäten für diese Webseiten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen. Google wird in keinem Fall Ihre IP-Adresse mit anderen Daten von Google in Verbindung bringen. Google wird diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten. Mehr zu den Sicherheits- und Datenschutzgrundsätzen von Google Analytics erfahren Sie unter:
https://policies.google.com/privacy?hl=de
4.7.2 Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung:
Die Rechtsgrundlage für Erfassung und Auswertung von pseudonymen Nutzungsprofilen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Durch die Erteilung Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung durch Google Analytics innerhalb unseres Cookie-Consent-Tools, sind wir berechtigt Ihre Daten auf die genannte Weise und zu den genannten Zwecken zu verarbeiten.
4.7.3 Dauer der Speicherung oder Kriterien zur Festlegung dieser Dauer:
Die Daten, die bei dem Einsatz der Webtracking-Dienste erfasst und ausgewertet, werden in der Regel solange gespeichert, bis Sie deren Einsatz widersprechen. Sofern die Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, werden Ihre Daten gespeichert, bis Sie der Einwilligung widerrufen. Die Speicherdauer der Analyse-Cookies beträgt grundsätzlich maximal 24 Monate.
4.7.4 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeiten:
Der Datenerhebung und -speicherung durch Google Analytics kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprochen werden. Sie haben dazu die Möglichkeit, ein von Google herausgegebenes Browser-Plug-In zu installieren. Dieses steht für verschiedene Browser-Versionen zur Verfügung und kann
hier
heruntergeladen werden. Weiterhin besteht die Möglichkeit, den Widerspruch jederzeit für die Zukunft über die entsprechende Datenschutzeinstellung in unserem Cookie-Consent-Tool vorzunehmen.
4.7.5. Google Tag Manager
Google Tag Manager ist eine Lösung, mit der Website-Tags über eine Oberfläche verwaltet werden können. Das Tool Google Tag Manager selbst (welches die Tags implementiert) ist eine cookielose Domain und erfasst keine personenbezogenen Daten. Das Tool sorgt für die Auslösung anderer Tags, die ihrerseits unter Umständen Daten erfassen. Google Tag Manager greift nicht auf diese Daten zu. Wenn auf Domain- oder Cookie-Ebene eine Deaktivierung vorgenommen wurde, bleibt diese für alle Tracking-Tags bestehen, die mit Google Tag Manager implementiert werden. Weitere Informationen zum Google Tag Manager finden Sie unter:
http://www.google.de/tagmanager/use-policy.html
4.8. Externe Dienste und Inhalte auf unserer Webseite
Wir binden externe Dienste oder Inhalte auf unserer Webseite ein. Wenn Sie einen solchen Dienst verwenden oder wenn Ihnen Inhalte Dritter angezeigt werden, werden technisch bedingt Kommunikationsdaten (Zugriffsdaten, siehe oben unter Ziffer 2) zwischen Ihnen und dem jeweiligen Anbieter ausgetauscht. Diese Zugriffsdaten sind aufgrund der Art der technischen Einbindung nicht personenbezogen.
Weitere Informationen über Zweck und Umfang der Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten (durch diese Dienstleister) entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen der jeweils datenschutzrechtlich verantwortlichen Anbieter der von uns eingebundenen Dienste bzw. Inhalte:
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